Références sur un CV : qui solliciter, quoi préparer et quand les transmettre

Personne ne devrait apprendre par un appel d’entreprise qu’il est votre référence. La courtoisie passe d’abord ; la mise en forme ensuite.

Comprenez ce que demande l’employeur

Un référent est une personne que l’on peut contacter. Une lettre de recommandation est un document déjà rédigé par quelqu’un. Un certificat de travail atteste un poste ou une évaluation passés, sur un marché où ce type de document est courant. Le portail gouvernemental allemand de l’emploi évoque l’ajout de certificats pertinents et de lettres de recommandation aux pièces de candidature. C’est différent de mettre des coordonnées privées sur chaque CV. Si l’annonce parle de « références » sans explication, cherchez des consignes plus complètes avant de décider quoi envoyer. Fournissez ce qui est demandé, pas tous les documents ni tous les contacts que vous avez rassemblés.

Choisissez des personnes qui connaissent un travail pertinent

Un bon référent peut décrire votre contribution par expérience directe. Cela peut être un ancien responsable, un tuteur de stage, un enseignant ou un coordinateur de bénévoles, selon votre étape de carrière et les exigences de l’employeur. Le National Careers Service en cite plusieurs. Un nom prestigieux qui vous connaît à peine est parfois moins utile qu’un responsable capable d’expliquer ce que vous avez fait. N’indiquez pas un ami comme référent professionnel si l’employeur demande quelqu’un qui a encadré votre travail. Respectez les règles indiquées sur le lien avec vous, l’ancienneté ou le nombre de contacts demandés.

Demandez avant d’indiquer quelqu’un

Obtenez l’accord d’une personne avant de communiquer son nom et ses coordonnées comme référent. Dites-lui le type de poste visé et comment elle pourra être contactée. Vérifiez quelle adresse e-mail ou quel numéro elle préfère. Son ancienne adresse professionnelle n’est peut-être plus adaptée. Une demande fictive pourrait expliquer que vous candidatez à des postes d’assistance administrative et demander si la personne serait à l’aise pour parler de votre travail sur les registres de réservation. Il s’agit d’un accord éclairé. Ne le présumez pas parce que cette personne a été votre responsable ou vous a un jour fait un retour positif.

Donnez du contexte à votre référent

Une fois son accord obtenu, transmettez la description du poste et, si cela convient, une copie exacte du CV. Rappelez-lui brièvement ce que vous avez fait ensemble : un projet, une responsabilité ou une période d’emploi. Ne lui demandez pas d’affirmer ce qu’il ne peut pas étayer et ne rédigez pas des éloges comme s’ils étaient son avis. Laissez-le décider de ce qu’il peut dire honnêtement. Indiquez le délai attendu si vous le connaissez. Si vous candidatez à plusieurs offres, tenez-le informé sans lui transférer chaque annonce inutilement. Sa préparation doit l’aider à reconnaître une demande légitime et à se rappeler les faits utiles.

Décidez de ce qui figure sur le CV

Le Job Bank du Canada recommande de garder les références sur une feuille séparée et de ne les fournir que sur demande expresse. Les conseils de Harvard déconseillent aussi de les lister. Le National Careers Service britannique indique que l’on peut écrire « références disponibles sur demande » plutôt que de mettre les coordonnées d’autrui sur le CV. Ce sont des usages différents, pas une contradiction qu’il faudrait résoudre par une règle universelle. Dans beaucoup de candidatures ordinaires, vous pouvez omettre la rubrique références sauf si les consignes la demandent. Cette formule n’est pas un titre et ne doit pas prendre la place d’exemples utiles quand la place manque.

Préparez une feuille séparée si on vous la demande

Une simple feuille de références peut comporter votre nom, le nom du référent, son poste ou son organisation, la nature de votre relation et les coordonnées convenues. Indiquez la relation avec exactitude : ancien responsable, tuteur de formation ou coordinateur de bénévoles, par exemple. N’affichez pas un poste actuel si la personne a changé d’emploi. Gardez la feuille lisible et ne la transmettez que par le canal de recrutement demandé. Vérifiez si l’employeur préfère un formulaire à une pièce jointe. Une feuille séparée sert à gérer l’information ; elle ne donne pas le droit de la diffuser largement ni de la publier dans un portfolio.

Traitez avec précaution le cas de l’employeur actuel

Un employeur peut demander la référence de votre responsable actuel, mais le contacter pourrait révéler votre recherche avant que vous soyez prêt. Lisez la procédure et demandez au futur employeur quand les références seront sollicitées, si ce n’est pas clair. Vous pouvez expliquer que le contact avec votre employeur actuel doit se faire à une étape convenue. Ne promettez pas d’obtenir une référence immédiatement sans en avoir parlé. La meilleure option dépend de l’offre et des usages locaux. Soyez clair sur la difficulté pratique sans inventer un refus ni parler au nom de votre responsable actuel.

Prévoyez le cas de références limitées ou indisponibles

Une personne qui cherche son premier emploi n’a peut-être pas d’ancien employeur. Vérifiez si un enseignant, un tuteur de stage ou un responsable de bénévolat est accepté. Si votre ancien responsable a quitté l’organisation, demandez au futur employeur quels justificatifs de remplacement il accepte. N’inventez pas de référent, d’adresse de contact, et ne faites pas passer quelqu’un pour un responsable. Si l’employeur demande un type de référence que vous ne pouvez pas fournir, expliquez la situation et proposez des alternatives exactes. C’est à l’employeur de décider quels exemples sont acceptables. Votre rôle est de rendre l’information disponible claire et fiable.

Avant d’écrire un nom

Avez-vous demandé ?

Demandez l’accord et vérifiez que la personne peut parler de votre travail concret.

Les coordonnées sont-elles à jour ?

Vérifiez le téléphone ou l’e-mail et le mode de contact préféré.

Est-ce pertinent pour ce poste ?

Choisissez quelqu’un qui a vu le travail le plus proche de celui que vous visez.

Gardez l’information privée et à jour

Avant de transmettre une feuille de références, revérifiez l’accord, les coordonnées et la légitimité du destinataire. N’envoyez que ce que le processus exige. N’ajoutez pas d’informations privées sur le référent au-delà des coordonnées convenues et ne publiez pas la feuille. Remerciez-le une fois la procédure terminée et prévenez-le si un contact attendu n’aura plus lieu. Conservez vos notes en lieu sûr pour préparer vos futures candidatures, sans considérer un ancien accord comme permanent. Une bonne préparation des références protège les personnes qui vous aident tout en donnant à l’employeur des informations exactes et pertinentes au bon moment.